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Registro e Acompanhamento de Processos

O sistema eletrônico de protocolo é hoje um grande aliado da administração pública que busca oferecer ao munícipe um atendimento mais ágil e eficiente.

Servindo de canal entre o Governo e a comunidade, o Betha Protocolo facilita o registro e o controle do tráfego de documentos (processos) na Instituição Pública, garantindo informações com transparência, rapidez e confiabilidade.

Através deste sistema, tanto o usuário como o cidadão podem acompanhar de forma simples e prática o andamento dos documentos protocolados. A busca de processos pode ser realizada tanto através do código de protocolização fornecido pelo sistema, como através do CPF/CNPJ do requerente.

Todos os documentos protocolizados podem ser classificados de acordo com o assunto, prazo de tramitação, tempo de arquivamento entre outras especificações, o que facilita sua localização e contribui para o cumprimento dos prazos estabelecidos.

O sistema fornece ainda um histórico completo sobre cada processo, desde a entrada até o encerramento, o que oferece um maior controle sobre sua situação.

Além desses benefícios, o Betha Protocolo contribui para a desburocratização, para a diminuição de custos operacionais e para a redução do tempo de tramitação dos processos nas Instituições Públicas.

Principais Características e Vantagens

Protocolização

Quando em rede, o sistema permite a protocolização em diversas Secretarias da Administração, mantendo numeração única dos processos.

Notificação Via E-mail

No momento em que é realizada a movimentação de um processo, pode ser emitida, via e-mail, uma mensagem ao setor de destino a fim de notificá-lo da operação.

Digitalização de Documentos

Permite a digitalização dos documentos do processo, armazenando-os em formato de imagem.

Ajuntamento e Anexação

Permite reunir processos e anexar documentos de texto a processos já existentes, dispensando a realização de cópias em outros meios de armazenamento.

Guias de Arrecadação

Emite guias com código de barras para pagamento das taxas tanto nas redes bancárias como na própria Prefeitura.

Segurança

Além de senhas e permissões, o sistema possui um controle de usuários por unidade. Esse controle garante que as operações sejam realizadas apenas por usuários cadastrados, proporcionando maior segurança e integridade às informações.

Gráficos

Gera gráficos demonstrativos da movimentação de processos por setor, permitindo a seleção das categorias desejadas, como processos incluídos, ativos, encerrados e arquivados.

Relatórios

O sistema emite diversos relatórios gerenciais, entre eles o relatório de pareceres referente a todos os processos. Possibilita diversas formas de seleção, como: intervalo de data, órgão administrativo, desvio de prazos previstos, permanência nos setores, tempo global de tramitação, etc.

Cidadão Web (Opcional)

O Betha Protocolo possui um módulo opcional para internet. Através dele, a Prefeitura disponibiliza na web serviços como:

Consulta de Processos na Web

Permite o acompanhamento da situação dos processos protocolados junto à entidade através da web.

Consulta de Documentos na Web

Facilita o acesso à lista de documentos de apresentação indispensáveis no momento da protocolização.

Além de oferecer mais comodidade e conforto ao cidadão, os serviços disponibilizados na web contribuem para uma diminuição no fluxo de atendimento na Instituição Pública.
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